Documentos físicos x
Documentos digitais
Documentos físicos e digitais são duas formas distintas de armazenar informações, e a principal diferença entre eles está no meio em que estão registrados e nas características associadas em cada.
Documento físico
Quando falamos do documento físico, trata-se de algo mais tradicional e presente principalmente em empresas com mais anos de mercado. Afinal, por muito tempo, notas fiscais, relatórios e tantos outros aspectos eram apenas físicos, algo que poderia "apalpar".
Documento digital
Os documentos digitais têm duas origens distintas: os que já nascem digitais e os que são gerados a partir da digitalização. Ambos são codificados em dígitos binários, acessíveis e interpretáveis por meio de um sistema computacional
Isso porque proporciona diversas facilidades, vantagens e soluciona os problemas que evidenciamos anteriormente sobre os documentos físicos
Agora que já demos um panorama geral sobre documento físico x documento digital, vamos evidenciar o impacto no seu dia a dia:
- Meio de armazenamento:
- Físico: Um documento físico é uma forma de registro de informações em um suporte físico, como papel, película, fita magnética ou qualquer outro material tangível. Esses documentos podem ser impressos, escritos à mão ou gravados em meios físicos.
- Digital: Um documento digital é uma representação eletrônica de informações armazenadas em um formato binário (zeros e uns) e acessada por meio de dispositivos eletrônicos, como computadores, smartphones, tablets e servidores.
- Acessibilidade e Portabilidade:
- Físico: Documentos físicos podem ser mais difíceis de acessar e compartilhar, pois geralmente exigem que as pessoas estejam fisicamente presentes no mesmo local ou que os documentos sejam enviados fisicamente.
- Digital: Documentos digitais são facilmente acessíveis e podem ser compartilhados instantaneamente com outras pessoas, independentemente da localização geográfica. Eles podem ser transmitidos via email, armazenados em nuvens e acessados por meio de redes de computadores.
- Armazenamento e Durabilidade:
- Físico: Documentos físicos podem ser vulneráveis a danos físicos, como fogo, água, desgaste ou perda. Eles também ocupam espaço físico significativo.
- Digital: Documentos digitais podem ser armazenados em dispositivos eletrônicos, como discos rígidos, SSDs, pendrives ou em servidores na nuvem. Eles são menos suscetíveis a danos físicos e podem ser facilmente copiados e armazenados em locais diferentes para fins de backup.
- Pesquisa e Organização:
- Físico: A pesquisa e organização de informações em documentos físicos podem ser demoradas, dependendo da quantidade de documentos e da eficácia do sistema de arquivamento.
- Digital: Documentos digitais podem ser facilmente pesquisados, organizados e categorizados por meio de software de gerenciamento de documentos. É possível realizar buscas rápidas por palavras-chave, datas e outros critérios.
- Sustentabilidade e Impacto Ambiental:
- Físico: A produção de papel e a impressão de documentos físicos têm um impacto ambiental significativo, incluindo o uso de recursos naturais e a produção de resíduos.
- Digital: O armazenamento de informações em formato digital é geralmente considerado mais sustentável, pois reduz o consumo de papel e outros recursos naturais.
Em resumo, a principal diferença entre documentos físicos e digitais está na forma de apresentação, acesso, edição, armazenamento e distribuição das informações. A escolha entre um formato ou outro depende das necessidades específicas de cada situação e das preferências individuais.