O diagnóstico do acervo é a análise básica das informações contidas nos documentos. Isso significa não apenas analisar do que se trata o arquivo em si, mas, sim, saber o seu estado físico, localização, condições em que eles se encontram nos setores e a frequência de consulta dessas informações.

O diagnóstico irá direcionar as ações a serem tomadas no planejamento dos recursos humanos, físicos, materiais e tecnológicos empregados no gerenciamento da informação e na gestão de documentos. De todas as etapas para organização do acervo documental, a primeira delas e uma das mais importantes é o diagnóstico do arquivo. Ele que viabiliza a coleta e padronização dos procedimentos quanto à documentação produzida e/ou recebida, obedecendo às políticas arquivísticas a fim de aplicar a gestão documental dentro da instituição.

Essa análise possibilita ter uma maior realidade que envolve muitas instituições, desburocratizando os processos que implicam o acesso às informações e organização do seu acervo.

Assim, os dados coletados tornaram-se um ponto de partida para a aplicação da gestão documental que visa a organização e padronização dos documentos setoriais por meio das técnicas arquivistas com a finalidade de dar acesso às informações institucionais de forma coerente e organizada.