A digitalização é o processo de conversão de informações analógicas em formato digital, tornando-o acessível e manipulável através de dispositivos eletrônicos, como computadores e smartphones. Esse procedimento tem se tornado cada vez mais relevante na era contemporânea, especialmente no contexto documental, onde a transição do papel para o meio digital tem sido uma prática amplamente utilizada.

A digitalização de acervos é uma das ferramentas essenciais ao acesso e à difusão dos acervos arquivísticos, além de contribuir para a sua preservação, na medida em que restringe a entrega dos documentos originais, constituindo-se como instrumento capaz de garantir o acesso simultâneo local ou remoto aos seus representantes digitais como os documentos textuais, cartográficos e iconográficos, normalmente fixados em suportes ocasionais (papel).

A importância da digitalização de documentos é multifacetada. Em primeiro lugar, ela contribui significativamente para a preservação e conservação de registros históricos, documentos legais e outros materiais de valor cultural. Ao digitalizar documentos, evitamos o desgaste natural do papel e a interrupção ao longo do tempo, garantindo sua integridade e acessibilidade para as futuras gerações.

Além disso, a digitalização proporciona uma série de benefícios práticos e operacionais. Ter documentos digitalizados facilita a organização e o gerenciamento de informações, permitindo uma busca rápida e eficiente por meio de palavras-chave ou categorias específicas. Isso agiliza processos administrativos, reduz custos com armazenamento físico e aumenta a produtividade das equipes.

Os benefícios da digitalização também se estendem para além do âmbito organizacional. No contexto da administração pública, por exemplo, o Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020, estabelece diretrizes para a digitalização de documentos públicos, promovendo a modernização e a transparência na gestão documental do governo. A digitalização dos processos burocráticos simplifica o acesso dos cidadãos aos serviços públicos, diminui a burocracia e melhora a eficiência do Estado.

Comprovadamente, a adoção do meio digital para produzir e processar processos e documentos contribuiu significativamente para a racionalização de custos, tendo em vista a economia proporcionada pela redução do uso do papel, de impressoras, tinta de impressão, custos com correios e mão de obra, assim como maior eficiência nos processos administrativos, uniformidade dos métodos de gestão aplicados aos processos eletrônicos, compartilhamento de informações, preservação do conhecimento adquirido, consolidação do fluxo processual na base de conhecimento corporativo, qualidade dos processos digitais informatizados e a informatização de processos administrativos com celeridade.

A conversão digital busca suportar a modernização do ambiente legado de informações públicas, proporcionando maior celeridade, transparência e redução de custos com a guarda e manuseio dos documentos armazenados.

A adoção de um processo de digitalização implica no conhecimento não apenas dos princípios arquivísticos, mas também no cumprimento das atividades inerentes ao processo, que são a captura digital, o tratamento da informação gerada, o armazenamento e a distribuição dos representantes digitais. Importante destacar que as ações de digitalização não devem ser realizadas em detrimento das ações de conservação convencionais dos acervos custodiados por instituições arquivísticas, por serem inalienáveis ​​e imprescritíveis, conforme preconiza o artigo 10 da Lei Federal nº 8.159/1991.

De acordo com o manual de RECOMENDAÇÕES PARA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS PERMANENTES do CONARQ, “A digitalização de acervos é uma das ferramentas essenciais ao acesso e à difusão dos acervos arquivísticos, além de contribuir para a sua preservação, uma vez que restringe o título aos originais , constituindo-se como instrumento capaz de dar acesso simultâneo local ou remoto aos seus representantes digitais como os documentos textuais, cartográficos e iconográficos em suportes ocasionais, objeto desta recomendação”.

Em resumo, a digitalização de documentos é uma prática essencial para a preservação, organização e acessibilidade da informação na era digital. Ela oferece uma série de vantagens, tanto no âmbito privado quanto no público, promovendo a eficiência operacional, a transparência e o progresso socioeconômico.