Segredos de Digitalização
Segura: Técnicas e Requisitos
O Decreto nº 10.278/2020 – que também está sendo chamado de lei de digitalização de documentos – prevê que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais e o mesmo valor que os documentos originais. Adotando garantias na transição do meio físico para o meio digital.
No cenário atual, a digitalização de documentos tornou-se uma prática essencial para empresas e instituições que buscam agilidade, eficiência e sustentabilidade. Nesse contexto, é fundamental compreender as técnicas e requisitos necessários para garantir que a digitalização seja eficaz e esteja em conformidade com as normas vigentes. Neste artigo, exploraremos as melhores práticas e destacaremos a importância do Decreto 10.278, que regulamenta o uso de documentos digitais no Brasil.
REGRAS GERAIS DA DIGITALIZAÇÃO (Art. 4º)
Os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos devem assegurar:
I - a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;
II - a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados;
III - o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado;
IV - a confidencialidade, quando aplicável; e
V - a interoperabilidade entre sistemas informatizados.
REQUISITOS NA DIGITALIZAÇÃO QUE ENVOLVA ENTIDADES PUBLICAS (Art. 5º)
O documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno deverá:
I - ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados;
II - seguir os padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I; e
III - conter, no mínimo, os metadados especificados no Anexo II.
RESPONSBILIDADE PELA DIGITALIZAÇÃO
O processo de digitalização poderá ser realizado pelo possuidor do documento físico ou por terceiros.
MANUTENÇÃO DOS DOCUMENTOS DIGITALIZADOS
O armazenamento de documentos digitalizados assegurará:
I - a proteção do documento digitalizado contra alteração, destruição e, quando cabível, contra o acesso e a reprodução não autorizados; e
II - a indexação de metadados que possibilitem:
a) a localização e o gerenciamento do documento digitalizado; e
b) a conferência do processo de digitalização adotado.
Técnicas para Digitalização de Documentos:
- Resolução Adequada:
- Escolher a resolução correta é crucial para garantir a legibilidade do documento digitalizado. A resolução recomendada pode variar dependendo do tipo de documento, mas geralmente, 300 dpi (dots per inch) é uma boa referência para documentos textuais.
- Formato de Arquivo:
- Optar por formatos de arquivo amplamente aceitos, como PDF/A, que é específico para preservação a longo prazo, assegura a interoperabilidade e evita problemas de compatibilidade.
- Digitalização em Cores:
- Quando possível, digitalizar documentos em cores pode melhorar a qualidade da imagem e preservar detalhes importantes. No entanto, para documentos puramente textuais, a digitalização em tons de cinza pode ser suficiente.
- Indexação e Metadados:
- Implementar um sistema de indexação eficiente e atribuir metadados relevantes facilita a recuperação e organização dos documentos digitalizados. Isso é crucial para otimizar a eficiência operacional.
Requisitos Legais e o Decreto 10.278:
O Decreto 10.278, publicado em 18 de março de 2020, estabelece diretrizes importantes para a digitalização de documentos físicos, reconhecendo legalmente a validade e equivalência dos documentos digitais aos documentos em papel. Destacamos alguns pontos-chave:
- Assinatura Eletrônica:
- O decreto reconhece a assinatura eletrônica como equivalente à assinatura manuscrita, desde que utilizadas tecnologias adequadas.
- Integridade do Documento:
- É necessário garantir a integridade do documento digitalizado, utilizando métodos que impeçam a sua alteração não autorizada.
- Armazenamento Seguro:
- O decreto estabelece requisitos para o armazenamento seguro dos documentos digitais, incluindo a utilização de sistemas que garantam a sua preservação e acesso ao longo do tempo.
- Conformidade com Padrões Técnicos:
- Os documentos digitais devem estar em conformidade com padrões técnicos estabelecidos, assegurando sua interoperabilidade e preservação.
A digitalização de documentos é uma prática que oferece inúmeros benefícios, desde a redução de custos até a facilitação do acesso à informação. No entanto, é crucial seguir as técnicas adequadas e atender aos requisitos legais, como os estabelecidos pelo Decreto 10.278. Ao adotar as melhores práticas, as organizações podem garantir que a transição para o meio digital seja eficiente, segura e esteja em conformidade com as normas vigentes.