Garantindo a Autenticidade de
Documentos Digitais
A era digital trouxe consigo inúmeros benefícios, incluindo a facilidade de armazenar e compartilhar documentos de forma rápida e eficiente. No entanto, essa praticidade também trouxe desafios, especialmente na autenticidade de documentos digitais.
A necessidade de assegurar a integridade e a validade de informações online tornou-se crucial, e é nesse contexto que a Resolução 37 do CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos) desempenha um papel significativo.
A Era dos Documentos Digitais
Com a crescente digitalização de documentos, tornou-se imperativo desenvolver métodos confiáveis para garantir que a autenticidade de um documento seja preservada ao longo do tempo. A autenticidade não se refere apenas à presença física de uma assinatura, mas também à integridade do conteúdo, à identificação inequívoca do autor e à rastreabilidade das alterações, se houver.
Resolução 37 do CONARQ: Diretrizes para Documentos Digitais
O CONARQ, ciente dos desafios impostos pela era digital, emitiu a Resolução 37, que estabelece diretrizes para a autenticidade, a integridade, a confiabilidade e a eficácia de documentos arquivísticos digitais. A resolução oferece um conjunto de princípios e procedimentos que visam garantir a segurança e a confiança nos documentos digitais, promovendo a preservação do patrimônio documental brasileiro.
A Resolução nº37 do CONARQ, aprova bem como dá as Diretrizes para a Presunção de Autenticidade de Documentos Arquivísticos Digitais.
A autenticidade dos documentos arquivísticos digitais é ameaçada sempre que eles são transmitidos através do espaço (entre pessoas e sistemas ou aplicativos) ou do tempo (armazenagem contínua ou atualização/substituição de hardware/software usados para armazenar, processar e comunicar os documentos).
É importante esclarecer que o documento arquivístico digital é o objeto conceitual, isto é, aquele normalmente apresentado em dispositivo de saída(monitor, caixa de som), e não o objeto físico (as cadeias de bits registradas em um suporte). As cadeias de bits são necessárias para que o documento arquivístico seja apresentado
O que é Autenticidade?
Qualidade de um documento ser exatamente aquele que foi produzido, não tendo sofrido alteração, corrompimento e adulteração. A autenticidade é composta de identidade e integridade.
Da autenticidade de documentos arquivísticos
A autenticidade de documentos arquivísticos envolve três aspectos importantes: legal, diplomático e histórico.
Presunção de autenticidade dos documentos arquivísticos digitais:
Se dá com base na análise da forma e do conteúdo e no ambiente de produção, manutenção/uso e preservação desse documento. Esse ambiente compreende: procedimentos de controle, o sistema informatizado e o próprio produtor e/ou custodiador dos documentos. O sistema informatizado tem que ser confiável. Para tanto deve incluir trilhas de auditoria, controle de acesso de usuários, métodos robustos para garantir a integridade dos documentos (como checksum ou hash), meios de armazenamento estáveis e medidas de segurança para controlar o acesso indevido à infraestrutura tecno
Principais Aspectos da Resolução 37
- Assinatura Digital e Certificação: A resolução destaca a importância da utilização de assinaturas digitais baseadas em certificados emitidos por autoridades certificadoras confiáveis. Essa prática visa assegurar a autoria e a integridade dos documentos.
- Metadados: A inclusão de metadados é crucial para contextualizar e fornecer informações sobre o documento digital. Isso contribui para a compreensão de seu conteúdo e contexto original, facilitando a autenticação.
- Preservação Digital: A resolução enfatiza a necessidade de implementar estratégias de preservação digital para garantir a durabilidade e a legibilidade dos documentos ao longo do tempo. Isso inclui a migração para formatos de arquivo sustentáveis e a gestão de metadados de preservação.
- Controle de Acesso: A segurança no acesso aos documentos digitais é crucial. A resolução recomenda a implementação de políticas de controle de acesso e a utilização de tecnologias que garantam a confidencialidade das informações.
Desafios e Futuro
Apesar dos avanços proporcionados pela Resolução 37, a garantia da autenticidade de documentos digitais ainda enfrenta desafios contínuos, como a evolução tecnológica e a ameaça de cibersegurança. À medida que a tecnologia avança, é essencial que as organizações estejam atualizadas e implementem práticas robustas para enfrentar esses desafios em constante evolução.
Em conclusão, a Resolução 37 do CONARQ representa um passo significativo na direção de garantir a autenticidade de documentos digitais no contexto brasileiro. No entanto, a colaboração contínua entre setores público e privado, aliada a investimentos em tecnologia e treinamento, será crucial para enfrentar os desafios emergentes e assegurar a confiabilidade dos documentos digitais em um mundo cada vez mais digitalizado.