Ciclo de Vida do Documento
Na prática, a Teoria das Três Idades cria as condições necessárias para gerenciar o ciclo de vida de um documento, se baseando na frequência em que cada arquivo deve ser consultado e como é o seu uso e armazenamento
Na era da informação digital, onde a quantidade de dados produzidos diariamente atinge níveis exponenciais, a gestão eficiente de arquivos tornou-se crucial para organizações e indivíduos. Uma teoria que ganhou destaque nesse contexto é a Teoria das Três Idades dos Arquivos, uma abordagem estratégica que visa otimizar a gestão documental e facilitar o acesso às informações ao longo do tempo.
As Três Idades dos Arquivos
A teoria propõe que os documentos passem por três fases distintas ao longo do tempo, cada uma com requisitos específicos de gestão. Essas fases são:
- Idade Corrente (ou Primária):
Nesta fase, os documentos estão em uso ativo e são frequentemente acessados. Esses arquivos são essenciais para as operações diárias da organização e requerem acesso rápido e fácil.
Nesta primeira idade corresponde à produção do documento, sua tramitação, a finalização de seu objetivo, conforme o caso, e a sua primeira guarda. O conteúdo desse documento, chamado de vetor primário coincide com as razões de sua criação.
Eles são constituídos por documentos que se encontram junto aos órgãos e setores que os criaram.
Massa Documental - 100%
- Idade Intermediária (ou Secundária):
Após um período de tempo, os documentos entram na fase intermediária. Embora não sejam mais necessários diariamente, esses arquivos ainda possuem valor legal, histórico ou de referência. A gestão eficaz nesta fase inclui a migração para formatos de armazenamento mais eficientes e a implementação de metadados para facilitar a recuperação.
Conforme indicação do CONARQ (portaria nº47/2020), no âmbito da administração pública, a guarda desse tipo de documento deve permanecer por 52 anos no arquivo intermediário.
Devem ser simples e funcionais, permitindo a guarda de grandes volumes de documentos proporcionando:
- Economia de espaço, material, equipamento e tempo;- Maior e melhor colaboração entre arquivistas e administradores;
- Resposta imediata e precisa as questões impostas pela administração; e
- Garantia de recolhimento aos arquivos permanentes dos documentos que devem ser conservados definitivamente.
Massa Documental - 50%
- Idade Permanente (ou Terciária):
Na última fase, os documentos se tornam permanentes devido ao seu valor histórico, legal ou cultural. Arquivos nesta categoria devem ser preservados a longo prazo, muitas vezes envolvendo estratégias de arquivamento em locais seguros e protegidos.
Portanto, são documentos custodiados em caráter definitivo em função do seu valor secundário.
Eles são constituídos pelos documentos que legalmente já não precisam estar junto das entidades produtoras após tratamento podem ser liberados para disseminação pública.
Massa Documental - 10%
Benefícios da Aplicação da Teoria
- Otimização de Recursos: Ao compreender as diferentes necessidades de cada fase, as organizações podem alocar recursos de forma mais eficiente, garantindo que documentos essenciais estejam prontamente disponíveis, enquanto os menos utilizados são armazenados de maneira mais econômica.
- Compliance e Gestão de Riscos: A teoria auxilia na conformidade regulamentar, garantindo que documentos críticos sejam mantidos pelo tempo necessário. Isso reduz riscos legais e financeiros associados à perda de informações importantes.
- Facilidade de Acesso e Recuperação: A aplicação adequada da teoria facilita a localização rápida e eficaz de documentos, melhorando a produtividade e reduzindo o tempo gasto em busca de informações.
Ao aplicar a Teoria das Três Idades nos arquivos as instituições ganham com:
- Otimização do espaço físico;
- Redução dos custos de armazenamento;
- Melhor aproveitamento da capacidade de armazenamento;
- Facilidade na recuperação dos documentos.
Além disso, a Teoria das Três Idades também auxilia na tomada de decisões sobre o destino final dos documentos. Através dela, é possível determinar quais arquivos devem ser eliminados e quais devem ser mantidos para fins históricos.
Como Aplicar a Teoria na Prática
- Avaliação Regular: Realize avaliações periódicas dos documentos para determinar sua relevância e mover os arquivos entre as fases conforme necessário.
- Tecnologia da Informação: Utilize soluções tecnológicas para gerenciar e armazenar documentos de forma eficiente. Sistemas de gerenciamento de documentos e ferramentas de análise de dados podem ser valiosos nesse processo.
- Treinamento e Conscientização: Eduque a equipe sobre a importância da teoria e como aplicá-la na prática. Isso promoverá uma cultura de gestão documental eficiente em toda a organização.
- Crie e implemente um plano de ação para cada tipo de arquivo: Após classificar os tipos de documentos e definir a forma de armazenamento, é preciso criar e implementar um plano de ação para cada tipo de arquivo. O plano de ação irá indicar o que fazer com cada tipo de documento, quando e onde guardá-los e como descartá-los. É necessário detalhar bem esse projeto para garantir que tratemos todos os documentos da forma correta.
- Implementar as medidas adotadas: Por fim, após criar o plano de ação, o próximo passo é implementá-lo, visando garantir a eficiência do processo de arquivamento.
A Teoria das Três Idades dos Arquivos oferece uma estrutura sólida para a gestão de documentos ao longo do tempo. Ao aplicar essa abordagem, as organizações podem não apenas otimizar seus recursos, mas também garantir a preservação e acessibilidade de informações cruciais em um ambiente cada vez mais digital.